Задачи Организационно-экономического отделения

• Решение кадровых вопросов в структуре ИЛИСТ.
• Подготовка документации в части финансово-экономической составляющей для участия в конкурсах на получение субсидий, грантов и на заключение Государственных контрактов под контролем Военного представительства (ВП) в рамках деятельности ИЛИСТ.
• Организация договорной работы с Заказчиками в рамках деятельности ИЛИСТ.
• Организация договорной работы с Поставщиками товаров, работ, услуг в рамках деятельности ИЛИСТ.
• Финансово-экономическое сопровождение деятельности ИЛИСТ.
• Сопровождение процедуры закупок товаров, работ, услуг.
• Подготовка прогнозных и отчетных финансово-экономических документов в рамках деятельности ИЛИСТ.

Функции Организационно-экономического отделения

В части решения кадровых вопросов в структуре ИЛИСТ:

• ведение кадрового учета (определяет распределение по ставкам, должностям и перемещениям работников ИЛИСТ) по структурным подразделениям СПбГМТУ;
• ведение кадрового учета по проектам, требующим в соответствии с законодательством Российской Федерации или требованиями Заказчика ведения отдельного учета, на протяжении всего срока проекта;
• подготовка, согласование и подача в соответствующие службы СПбГМТУ документов для формирования штатного расписания, внесения изменений в штатное расписание на основании заявок от руководителей подразделений;
• консультирование, подготовка и предоставление комплекта документов для оформления приема, перемещения и увольнения работников в отдел кадров СПбГМТУ;
• ведение табельного учета по проектам, требующим в соответствии с законодательством Российской Федерации или требованиями Заказчика ведения отдельного учета, на протяжении всего срока проекта;
• оформление и учет служебных командировок.

В части подготовки заявок по финансово-экономическому направлению для участия в конкурсах на получение субсидий, грантов и на заключение Государственных контрактов под контролем ВП:

• Расчет смет и технико-экономических обоснований (расчет накладных расходов, налогов, расходов на заработную плату, расходов на закупку товаров, работ, услуг и прочих расходов) для подачи заявок на конкурс на основании предоставленной информации от Ответственного исполнителя, назначаемого, как правило, приказом ректора:
  • объёма финансирования контрагентов (с расшифровкой);
  • объёма финансирования по материалам и комплектующим (с расшифровкой);
  • объёма финансирования на услуги (с расшифровкой).
• Формирование комплекта расчетно-калькуляционных материалов (комплекта РКМ) совместно с планово-финансовым управлением (далее ПФУ) для обоснования цены продукции, вьmускаемой по государственному оборонному заказу (далее ГОЗ), а также величины затрат, необходимых для её производства в соответствии с действующим законодательством в сфере ГОЗ на основании предоставленной информации от Ответственного исполнителя:
  • нормативной потребности сырья и материалов;
  • нормативной потребности покупных полуфабрикатов (ППФ);
  • нормативной потребности комплектующих изделий (ПКИ);
  • нормативной трудоемкости;
  • стоимости работ и услуг сторонних организаций производственного характера, затрат на спецоснастку, испытания и прочих расходов;
  • командировочные расходы.
    Сырье и материалы, ППФ, ПКИ, услуги должны быть обоснованы коммерческими предложениями.
• Согласование РКМ с ПФУ, планово-производственным отделом (ППО) и бухгалтерией СПбГМТУ.

В части организации договорной работы с Заказчиками в рамках деятельности ИЛИСТ:

• подготовка и согласование договоров с Заказчиками  на вьmолнение  НИР, НИОКР и
• внесений изменений в заключенные договоры в рамках деятельности ИЛИСТ;
• согласование проектов договоров со службами СПбГМТУ и внесение изменений к заключенным договорам;
• организация и контроль подписания договоров и всех изменений к договорам;
• передача оригиналов заключенных договоров и всех изменений к ним в ППО СПбГМТУ и Заказчику.

В части организации договорной работы с Поставщиками товаров, работ, услуг в рамках деятельности ИЛИСТ:

• подготовка совместно с отделами ИЛИСТ и согласование договоров на поставку товаров, работ, услуг с Поставщиками;
• согласование проектов договоров со службами СПбГМТУ и внесение изменений в заключенные договора;
• организация и контроль подписания договоров и всех изменений к договорам;
• передача оригиналов заключенных договоров и всех изменений к договорам в управление закупочной логистики (УЗЛ) и Поставщику.

В части финансово-экономического сопровождения заключенных договоров и Соглашений:

• ведение управленческого учета ИЛИСТ;
• ведение реестра заключенных с ИЛИСТ договоров на НИР и НИОКР;
• составление и утверждение внутренних смет по проектам;
• контроль соблюдения сроков исполнения проектов;
• передача данных в бухгалтерию для вьшлаты окладов работникам согласно штатной расстановки по структурным подразделениям ИЛИСТ;
• согласование дополнительных вьшлат работникам, подготовка и расчет дополнительных вьшлат по всем подразделениям ИЛИСТ с подготовкой Указаний для вьшлаты средств по вьшолняемым проектам и передачей их в ПФУ и ППО;
• учет расходования средств по проектам в соответствии с внутренними сметами;
• контроль фактических прямых затрат по проектам.

В части сопровождения процесса закупок товаров, работ, услуг в соответствии с нормативно-правовыми документами в сфере закупок, действующими в Университете.

• Контроль фактических затрат:
  • согласование закупок товаров, работ и услуг с материально-хозяйственным отделом ИЛИСТ, а также проверка правильности их отнесения на соответствующие проекты;
  • запрос и анализ данных, предоставленных бухгалтерией СПбГМТУ;
  • согласование данных с бухгалтерией СПбГМТУ.
• Ведение учета расходов и доходов ИЛИСТ, сверка данных с ПФУ и бухгалтерией СПбГМТУ.
• Формирование и представление по официальным запросам руководителей подразделений и служб СПбГМТУ отчетных документов и справочной информации по финансово-экономическому направлению деятельности ИЛИСТ.