Технический архив УКСиМ СПбГМТУ обеспечивает комплектование, учёт, систематизацию и хранение технической документации и программного обеспечения, созданных в ходе научной и производственной деятельности университета.
Архив организует приём документов, проводит экспертизу их ценности, готовит материалы для уничтожения или передачи в государственный архив, обеспечивает доступ подразделений к фондам, выдаёт копии и справки, ведёт справочно-поисковые системы и контролирует правильное оформление и своевременную сдачу документов структурными подразделениями.
Основные задачи и функции
- Комплектование и приём документации
-
- Приём научно-технической документации и программного обеспечения, образовавшихся в ходе научной и производственной деятельности СПбГМТУ, в соответствии с утверждённым графиком.
- Комплектование Архива документами из структурных подразделений.
- Методическое руководство и контроль за формированием, оформлением и своевременной передачей дел в Архив.
- Учёт, систематизация и хранение
-
- Организация хранения технической документации и программного обеспечения, включённых в состав архивного фонда СПбГМТУ.
- Ведение учёта, систематизация, упорядочение и размещение документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве УКСиМ СПбГМТУ.
- Ведение справочно-поисковых средств к технической документации (ТД).
- Создание и организация использования фонда пользования Архива.
- Экспертиза ценности и списание документов
-
- Подготовка и представление на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) СПбГМТУ:
- описей дел постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- актов об утрате документов;
- актов о неисправимых повреждениях архивных технических документов.
- Представление указанных актов на утверждение ректору университета.
- Информирование о результатах экспертизы ценности документов, находящихся на хранении, для выявления материалов с истёкшим сроком хранения или неисправимыми повреждениями.
- Обеспечение доступа и использования
-
- Выдача технической документации и дел структурным подразделениям (руководству, работникам) для работы или во временное пользование.
- Выдача архивных копий, выписок и справок по письменным запросам структурных подразделений.
- Информирование о местонахождении технической документации по письменным запросам.
- Ведение учёта использования документов Архива.
- Развитие и обеспечение сохранности
-
- Обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении.
- Разработка и внедрение организационно-технических мероприятий, направленных на повышение эффективности работы Архива.
- Организация передачи архивного фонда СПбГМТУ на хранение в ЦГАНТД СПб в случае ликвидации университета.
