Задачи Технического архива
К задачам технического архива относятся:
- Организация хранения технической документации и программного обеспечения, документации, образовавшейся в процессе научной и производственной деятельности СПбГМТУ, состав которой предусмотрен разделом 3 настоящего Положения.
- Комплектование Архива документами, образовавшимися в процессе научной и производственной деятельности Университета.
- Учет документации, переданной в Архив и находящейся на хранении.
- Использование документов, находящихся на хранении в Архиве и обеспечение их сохранности.
- Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в Архив.
Функции Технического архива
В соответствии с возложенными задачами технический архив осуществляет следующие функции:
- Организация приема научно-технической документации, образовавшейся в ходе осуществления научной и производственной деятельности СПбГМТУ, в соответствии с утвержденным графиком.
- Ведение учета, упорядочение документации и фондов, находящихся на хранении в Архиве УКСиМ СПбГМТУ.
- Систематизация, размещение, комплектование, оформление поступивших на хранение в Архив документов.
- Осуществление подготовки и представление на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (ЭК) СПбГМТУ:
- описи дел постоянного хранения;
- актов о выделении к уничтожению архивных технических документов, не подлежащих хранению;
- актов об утрате документов;
- актов о неисправимых повреждениях архивных технических документов.
- На утверждение ректору Университета:
- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
- акты об утрате документов;
- акты о неисправимых повреждениях документов.
- Дополнительно представляет информацию о проведении экспертизы ценности (ЭЦ) документов, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора для выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению и имеющих неисправимые повреждения.
- Осуществляет организацию:
- разработки и внедрения организационно-технических мероприятий, направленных на повышение эффективности работы Архива;
- передачи ТД архивного фонда Архива СПбГМТУ на хранение в ЦГАНТД СПб, в случае ликвидации организации;
- информирования структурных подразделений СПбГМТУ (руководства, работников) по вопросам местонахождения ТД, находящейся в Архиве, по их письменному запросу;
- вьдачи ТД и дел структурным подразделениям СПбГМТУ (руководству, работникам) для работы или во временное пользование;
- вьдачи архивных копий ТД, архивных вьшисок и архивных справок по запросу структурных подразделений СПбГМТУ;
- ведение учета использования ТД Архива;
- ведения справочно-поисковых средств к ТД Архива;
- создания фонда пользования Архива СПбГМТУ и организация его использования;
