Технический архив

• Организация хранения технической документации и программного обеспечения, документации, образовавшейся в процессе научной и производственной деятельности СПбГМТУ, состав которой предусмотрен разделом 3 настоящего Положения.
• Комплектование Архива документами, образовавшимися в процессе научной и производственной деятельности Университета.
• Учет документации, переданной в Архив и находящейся на хранении.
• Использование документов, находящихся на хранении в Архиве и обеспечение их сохранности.
• Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в Архив.

• Организация приема научно-технической документации, образовавшейся в ходе осуществления научной и производственной деятельности СПбГМТУ, в соответствии с утвержденным графиком.
• Ведение учета, упорядочение документации и фондов, находящихся на хранении в Архиве УКСиМ СПбГМТУ.
• Систематизация, размещение, комплектование, оформление поступивших на хранение в Архив документов.
• Осуществление подготовки и представление на рассмотрение и согласование экспертной комиссии (ЭК) СПбГМТУ:
  • описи дел постоянного хранения;
  • актов о выделении к уничтожению архивных технических документов, не подлежащих хранению;
  • актов об утрате документов;
  • актов о неисправимых повреждениях архивных технических документов.
• На утверждение ректору Университета:
  • акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
  • акты об утрате документов;
  • акты о неисправимых повреждениях документов.
• Дополнительно представляет информацию о проведении экспертизы ценности (ЭЦ) документов, находящихся на хранении в Архиве в целях отбора для выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению и имеющих неисправимые повреждения.
• Осуществляет организацию:
  • разработки и внедрения организационно-технических мероприятий,  направленных на повышение эффективности работы Архива;
  • передачи ТД архивного фонда Архива СПбГМТУ на хранение в ЦГАНТД СПб, в случае ликвидации организации;
  • информирования структурных подразделений СПбГМТУ (руководства, работников) по вопросам местонахождения ТД, находящейся в Архиве, по их письменному запросу;
  • вьдачи ТД и дел структурным подразделениям СПбГМТУ (руководству, работникам) для работы или во временное пользование;
  • вьдачи архивных копий ТД, архивных вьшисок и архивных справок по запросу структурных подразделений СПбГМТУ;
  • ведение учета использования ТД Архива;
  • ведения справочно-поисковых средств к ТД Архива;
  • создания фонда пользования Архива СПбГМТУ и организация его использования;