Бюро специальной документации занимается обработкой, хранением и эффективным управлением специальной документации университета, а также сохранностью документов и соблюдением нормативных процедур при работе с ними. Основные функции и задачи подразделения:
-
Обработка и хранение документов: прием, регистрация, классификация, архивирование и хранение документов университета; правильная организация и структурирование документов для облегчения их поиска и доступности
-
Управление электронными документами: создание электронных баз данных, разработка систем электронного документооборота, контроль за сохранностью и целостностью электронных документов, а также обеспечение их безопасности
-
Соблюдение нормативных требований в отношении документации: соответствие документации российскому законодательству, нормам и стандартам в области документооборота и архивного дела
-
Доступа к документации для сотрудников и студентов университета: разработка процедур по предоставлению разрешений на доступ к конфиденциальным и специальным документам, контроль их использования и распространения
-
Сотрудничество с архивными учреждениями и организациями по вопросам передачи документов и информации для архивного хранения, утилизации документов в соответствии с правилами и сроками хранения и организации архивного дела
-
Консультирование и содействие сотрудникам, студентам в рамках документационного обслуживания, процедуры работы с документами, обучения ведению документации и предоставления информации
