Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Санкт-Петербургский государственный морской технический университет

Отдел документационного обеспечения

Отдел документационного обеспечения (ОДОУ) осуществляет следующие функции:

  1. Разработка и внедрение в университете инструкции по документационному обеспечению управления, контроль за ее соблюдением всеми сотрудниками университета;
  2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
  3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству университета поступающих в ОДОУ документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
  4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
  5. Организация грамотного и своевременного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов совместно с вычислительным центром университета;
  6. Обеспечение своевременной публикации приказов по основной деятельности университета на внутреннем сайте СПбГМТУ и рассылки по электронной почте извещений о выходе новых приказов;
  7. Разработка номенклатуры дел университета, ее ежегодная корректировка, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
  8. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
  9. Осуществление методического руководства и контроля за организацией делопроизводства в структурных подразделениях университета;       
  10. Проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции ОДОУ;
  11. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями университета) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  12. Постановка печатей на документах во всех случаях, предусмотренных инструкцией по документационному обеспечению управления и Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГС ДОУ);
  13. Оказание методической помощи и осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями университета дел, подлежащих сдаче в архив;
  14. Организация работы архива в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», правилами, инструкциями и методическими  рекомендациями Федерального архивного агентства, Положением об архиве университета;

Организация повышения квалификации работников ОДОУ по вопросам, относящимся к компетенции отдела.


История подразделения:
Отдел образован в 1993 году в соответствии с решением Ученого Совета СПбГМТУ от 21.06.1993 г. путем преобразования канцелярии, с включением в состав отдела архива университета (приказ ректора от 21.06.1993г. № 183).


Лабораторное и материально-техническое обеспечение:
Участок по делопроизводству: 3 компьютера,  принтер,  ксерокс, франкировальная машина (для обработки почтовой корреспонденции), электронные весы.
Архив: 3 компьютера, 2 ксерокса, факсимильный аппарат.


Масштаб подразделения:
В отделе документационного обеспечения управления работает 7 человек. Из них 1 начальник отдела, 1 документовед, 1 старший инспектор, 1 инспектор, 3 архивариуса.


Положение в структуре университета:
Отдел документационного обеспечения управления административно подчиняется Департаменту административных служб (Приказ от 30.03.2017 г. № 206).

Отдел имеет в своем составе участок по делопроизводству и архив.


Контактная информация
Адрес:

190008,  Санкт-Петербург, Лоцманская ул., 3,
e-mail:
office@smtu.ru

Участок по делопроизводству:
корпус А, 3 этаж, помещение 329,
Телефон:
+7 (812) 495-27-83

Архив:
корпус А, 1 этаж, помещение 102,
Телефон:
+7 (812) 494-09-02
+7 (812) 714-67-00